【2025年最新版】会議の議事録はもう書かない！ZoomやTeamsのAI要約を“使える”記録にする3ステップ

会議のたびに手作業で議事録を作成するのは、多くのビジネスパーソンにとって悩みの種でした。発言を聞き漏らさないよう集中してメモを取り、後で清書して決定事項を整理する作業には、多くの時間と労力がかかります。特に、議論が白熱したり専門用語が飛び交ったりする会議では、重要なポイントの抜け落ちや認識違いが後々問題になることも少なくありませんでした。しかし近年、ZoomやMicrosoft Teamsといった主要なオンライン会議ツールにAIによる自動文字起こし・要約機能が標準搭載され、こうした状況が大きく変わり始めています。

リモートワークの普及に伴いオンライン会議は日常的なものとなり、それに比例して議事録作成の負担も増大しています。このような背景から、AIによる議事録支援ツールが急速に普及しました。 ZoomやTeamsに搭載されたAIは、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、重要な発言や決定事項を自動で抽出して要約を作成してくれます。これにより、「誰が何を言ったか」「何が決まったか」「次に誰が何をするのか」といった要点が整理された下書きが手に入るため、会議後にゼロから議事録を作成する必要がほとんどなくなりました。 AI議事録ツールを導入することで、作成工数の削減だけでなく、会議の内容に集中できるため生産性が向上する、といったメリットがあります。

本記事では、2025年時点で最新のZoomおよびMicrosoft TeamsのAI文字起こし・要約機能を活用し、初心者でも10分程度で「使える議事録」（会議の決定事項と担当者が明確な公式記録）を作成する具体的な方法を3つのステップで解説します。AIをまるで「優秀な新人の議事録係」のように活用し、会議後の業務を劇的に効率化させましょう。

第1章: Zoom・Teamsに搭載されているAI文字起こし・要約機能の概要と使い方

まずは、ビジネスシーンで広く使われているZoomとMicrosoft Teams、それぞれのAI機能の基本と使い方を見ていきましょう。

ZoomのAI文字起こし・要約機能：「AI Companion」

Zoomには「AI Companion」（AIコンパニオン）と呼ばれるAIアシスタント機能が標準で搭載されており、中でも特に強力なのが会議後のミーティング要約機能です。この機能を有効にすると、Zoomが会議中の会話をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後には自動で要点を抽出したサマリー（要約）を作成してくれます。2025年現在、日本語を含む多くの言語に対応しており、日本のビジネスシーンでも問題なく利用できます。

基本的な使い方

事前設定：Zoomの設定画面で「AI Companionによるミーティング要約」をオンにします。管理者が組織全体で設定している場合もあります。「ミーティング開始時に自動的に要約開始」を有効にしておくと、会議が始まると同時にAIが作動するので便利です。
会議中の操作：手動で開始する場合は、会議画面の下部にある「AI Companion」ボタンから「要約を開始」をクリックします。参加者にはAI機能が有効になったことが通知されるため、透明性も確保されています。
要約の確認：会議が終了すると、数分以内に自動生成された要約が完成します。要約結果は、Zoomのチームチャットや指定したメールアドレスに送信されます。ホスト（主催者）は、この要約内容を後から編集することも可能です。

ZoomのAI Companionは、有料ライセンス（Pro以上）で追加料金なしで利用できる点が大きな魅力です。また、クラウド録画をしなくても要約機能だけを使えるため、ストレージ容量を気にする必要もありません。2025年後半には、さらに進化した「AI Companion 3.0」の提供が予定されており、会議のスケジュール調整や文書作成などを自動で行うエージェント機能も追加される見込みです。

Microsoft TeamsのAI文字起こし・要約機能：「インテリジェントレキャップ」

Microsoft Teamsでは、標準の文字起こし機能（トランスクリプト）に加え、より高度なAI要約機能が「Copilot for Microsoft 365」のライセンスを持つユーザー向けに提供されています。これが「インテリジェントレキャップ (Intelligent Recap)」と呼ばれる機能で、会議後に非常に質の高い要約とハイライトを生成します。

基本的な使い方

事前設定：会議で文字起こし（Transcription）を有効にすることが前提です。管理者の設定によっては、会議開始と同時に自動で記録が始まります。
会議中の操作：文字起こしが有効になっていれば、特別な操作は不要です。Copilotが会議内容をリアルタイムで解析し、要点を把握します。会議の録画も行っておくと、発言者ごとのタイムラインや議題ごとのチャプター分けなど、より詳細な情報がレキャップに反映されます。
要約の確認：会議終了後、数分で「会議のレキャップ」が生成されます。これは会議のチャットやカレンダーの詳細画面にある「Recap」タブから確認できます。AIが生成した会議メモ（AI Meeting Notes）や、抽出されたタスク（AI recommended tasks）が一覧で表示され、非常に分かりやすいのが特徴です。

TeamsのCopilotは、単なる要約に留まらず、「主要な決定事項」や「今後のアクションアイテム（担当者付き）」といった形で重要事項を構造化して提示してくれます。また、自分の名前が呼ばれた箇所や特定のトピックに言及した場面へワンクリックでジャンプできる機能もあり、会議の振り返りを効率的に行えます。ライセンスが必要な点は注意が必要ですが、Microsoft 365を業務の中心で使っている組織にとっては非常に強力なツールです。

第2章: 自動生成された要約を「使える議事録」にするための編集ポイント

AIが生成した文字起こしや要約は非常に便利ですが、それをそのまま公式な議事録として共有するには不十分な場合があります。ここでは、AIの生成物を「下書き」と捉え、信頼性の高い「使える議事録」に仕上げるための4つの編集ポイントを解説します。

1. 重要事項の抜け漏れを確認し、補足する

AIは会話の文脈から重要そうな点を抽出しますが、人間が意図した微妙なニュアンスや、口頭でのみ合意された非公式な決定事項などを見逃すことがあります。まずは生成された要約とタスク一覧にざっと目を通し、会議の最も重要な決定事項がすべて含まれているかを確認しましょう。もし漏れがあれば、全文の文字起こしデータから該当箇所を探し、手動で追記します。「何が決まったのか」「誰が、いつまでに何をするのか」が明確になっているかが最も重要です。

2. 誤認識や曖昧な表現を修正する

AIによる文字起こしは100%完璧ではありません。特に、人名、会社名、専門用語、製品名などで誤変換が起こりがちです。これらは正確な表記に修正しましょう。また、「あれ」「それ」といった指示語が何を指しているか不明瞭な場合は、「〇〇の件」「△△の資料」のように具体的な言葉に置き換えると、議事録の可読性が格段に上がります。AIが抽出したタスクの担当者名が曖昧な場合も、「（担当：鈴木部長）」のように明確に記載します。

3. 社内フォーマットに合わせて構成を整える

AIの要約は時系列やトピックごとの箇条書きになっていることがほとんどです。これを、自社で定められた議事録のフォーマットや、一般的なビジネス文書の体裁に整えましょう。

一般的な構成例は以下の通りです。

基本情報：会議名、日時、場所（オンライン）、出席者、欠席者
議題：その日のアジェンダ一覧
議論内容：各議題ごとの議論の要約
決定事項：会議で決まったことの一覧
ToDoリスト（宿題）：担当者と期限を明記したアクションアイテムの一覧

AIが生成した要約から各項目に該当する部分をコピー＆ペーストし、見出しをつけて整理するだけで、体裁の整った議事録が完成します。

4. ツール内の編集・共有機能を活用する

ZoomもTeamsも、生成された要約を編集・共有するための機能を備えています。Zoomでは、チームチャットに投稿された要約をホストが直接編集し、更新版を参加者に通知できます。TeamsのRecapも、内容をコピーしてWordやOneNoteなどに貼り付け、自由に編集してから共有することが可能です。重要なのは、AIが作成したものはあくまでドラフトであると認識し、最終的な内容の正確性については人間が責任を持つことです。

第3章: 10分で議事録を仕上げる3ステップ実践法

AIの力を最大限に活用すれば、会議終了後わずか10分で高品質な議事録を完成させることが可能です。そのための具体的な3ステップを紹介します。

ステップ1：【会議中】 AIが記録しやすい環境を整える（準備）

議事録作成の時短は、実は会議中に始まっています。まず、会議のホストは必ずAIの文字起こし・要約機能をオンにしましょう。そして、参加者には「はっきりと、一人ずつ話す」ことを意識してもらうと、AIの認識精度が向上します。

さらに重要なのが、決定事項やタスクを明確に言葉にすることです。ファシリテーターが「では、この件の決定事項は〇〇とします。担当は佐藤さん、期限は来週金曜日でよろしいですね？」のように、意識的に要点をまとめて発言すると、AIがそれを重要な情報として認識しやすくなります。AIを「新人秘書」だと思って、分かりやすく指示を出すようなイメージです。

ステップ2：【会議終了後5分】 AI要約の確認と高速修正

会議が終わったら、記憶が新しいうちにAIが生成した要約をすぐに確認します。Zoomならメールやチャット、TeamsならRecapタブを開きましょう。

ここでは、完璧を目指すのではなく、致命的な間違いや抜け漏れがないかを重点的にチェックします。

誤字脱字の修正：特に人名、会社名、金額などの固有名詞や数字を重点的にチェック。（2分）
決定事項とToDoのリスト化：AIの要約から決定事項とToDoをコピーし、議事録の「決定事項」「ToDoリスト」のセクションに貼り付け、担当者と期限を最終確認。（3分）

この段階では、文章の細かな表現よりも、事実関係の正確性を優先します。

ステップ3：【次の5分】フォーマット整理と共有

最後に、ステップ2で整理した内容を社内の議事録テンプレートに流し込み、体裁を整えます。会議の基本情報（日時、参加者など）を追記し、見出しを整えれば完成です。

完成した議事録は、すぐに参加者や関係者に共有しましょう。Teamsであれば会議チャットに投稿、あるいはメールで一斉送信します。会議終了からわずか10分で議事録が共有されれば、関係者の素早い次のアクションにつながり、チーム全体の生産性が向上します。

まとめ：AIと共に働く新しい議事録作成スタイルへ

本記事で解説した通り、ZoomやTeamsのAI機能を活用することで、議事録作成にかかる時間と労力を劇的に削減できます。これまで数時間かかっていた作業が10分程度で完了すれば、その時間をより創造的で付加価値の高い業務に充てることが可能になります。

一方で、AI議事録作成には注意点も存在します。AIの文字起こし精度は100%ではなく、録音環境や話し方によっては誤認識も発生します。また、生成された要約が必ずしも会議の意図を完全に汲み取っているとは限りません。そのため、「AIに下書きを任せ、仕上げは人間が行う」という協業スタイルが重要です。AIを鵜呑みにせず、最終的な文責は人間が持つという意識を忘れないようにしましょう。

また、機密性の高い会議内容を扱う際は、各ツールのデータ取り扱いポリシーや自社のセキュリティルールを確認することも不可欠です。 ZoomはAI機能で利用したデータをモデルの学習には使用しないと明言していますが、自社のコンプライアンス部門と事前に確認しておくとより安心です。

AIによる議事録作成は、もはや特別なことではなく、ビジネスにおける新たなスタンダードになりつつあります。この強力なアシスタントを使いこなし、会議後の業務プロセスを根底から変革していきましょう。まずは次の会議から、AI要約機能を試してみてはいかがでしょうか。その圧倒的な効率化を、きっと実感できるはずです。

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【2025年最新版】会議の議事録はもう書かない！ZoomやTeamsのAI要約を“使える”記録にする3ステップ